指定管理施設の事務支援
指定管理施設を運営されている会社さまへ。
まちを知っている会社が、
続けられるように。
書類作り、ホームページの更新、月の報告、公募の提案書。施設の事務をAIで片付け、たまった記録を次の公募の力に変えます。
無料相談を申し込む課題
5年たてば、また一から。
指定管理の仕事は、そうなっています。
事業者が替わると、記録や現場の工夫、地域との関係を引き継ぎにくくなることがあります。
自治体の担当も、2〜3年で替わります。
残るのは、また同じことをやり直す時間だけです。
私たちは、ここを変えます。続けてきたことが、そのまま次の力になる。その仕組みをお作りします。
要旨
たまった記録が、次の公募の提案書になります。
指定管理の案件を増やしていくうえで、この3つが解けている必要があります。
1
現場に、余力があること
書類作り、ホームページの更新、問い合わせへの返事を、その場で片付けられるようにします。
2
本社から、全施設が同じ形で見えること
入れる形がそろうので、同じ物差しで並べて比べられるようになります。
3
公募のたびに、実績を取り出せること
日々たまった記録を、提案書の材料として整理します。
運営を支える仕事を見直し、いまいる人が次の案件にも向き合える余力をつくります。
困っている方
現場・本社・公募で、困っておられる方が違います。
| 現場 施設長と現場の職員の方 | 告知文、月の報告、点検票、ホームページの更新に時間を取られます。人は増やしにくく、年齢も上がります。それでも事務は減りません。 来館者や地域の方と向き合う時間が、どんどん削られます。 |
|---|---|
| 本社 全施設を束ねておられる方 | 施設ごとに報告の形が違うと、どこが伸びてどこが止まっているのかを並べられません。 手を打つのが遅れます。ある施設の良いやり方も、隣に伝わりません。 |
| 公募 次の案件を取りに行く方 | 更新のたび、新規のたびに、何年分もの実績を集め直します。担当が替わっていれば、経緯が分からないところからです。 一度落とせば、その案件の売上がまるごと消えます。 |
現場・本社・公募の情報をつなぎ、同じ記録を活かせる仕組みを目指します。
現場
書類作りが、施設長の時間を奪っています。
下の表は、代表が指定管理の現場で抱えていた仕事です。御社の分け方とは違っても、中身は重なるはずです。
| 抱えていた仕事 | そこにぶら下がっていた書類仕事 |
|---|---|
| 人材の育成 | 手順書づくり、教育の記録、面談記録の整理 |
| 月次の管理 | 日報と数字の集計、報告書の作成、施設ごとの取りまとめ |
| イベントの企画推進 | 企画書、告知文、実施要領、実施報告、アンケートの集計 |
| 行政との折衝 | 協議の記録、照会への回答文、過去のやりとりを探す |
| 施設の設備の管理 | 点検記録、修繕履歴、法定点検の期限の管理 |
| 防災計画の立案と実施 | 計画書の作成と毎年の更新、訓練の計画と記録 |
| 新規案件の獲得 | 募集要項の読み込み、提案資料の作成 |
| ホームページとIT周り | 更新、原稿づくり、問い合わせ対応 |
書類の下書きや記録の整理をAIが支え、人は確認と判断を担います。削減できた事務の時間を、現場の仕事へ振り向けます。
しくみ
ひとつの記録を、いくつもの仕事に活かす。
イベントを一つやると、同じ出来事を四回書きます。ホームページは来館者へ、月の報告と年度の報告は自治体へ、数年後の提案書は審査員へ。宛先も様式も時期も違うので、そのたびに一から書き直します。元になる出来事は、一つなのに。
元になる記録を一度整理し、用途に合わせた下書きを作る。内容と提出条件は、人が確かめます。
画面
パソコンが得意でなくても、迷わず使える形を。
白紙に文章を打ち込んでいただく作りにはしません。
白紙を出さない
開くと、その日やることが並んでいます。
打たせない
写真を選ぶ、お話しになる、丸を付ける。
間違えても戻せる
下書きのまま置いておけます。
こちらから声をかける
期限が近づいたら、お知らせします。
月に1回、使われ方と困りごとを見直し、現場で続けられる形へ改善します。
範囲
道具でできることと、人がやることが分かれます。
できないことを先に申し上げます。
人がやること
行政との折衝そのもの。イベント当日の運営。点検や修繕の実作業。出てきた文章を確かめて、出すかどうかの判断。相手と向き合う仕事、体を動かす仕事、責任を伴う判断は、今までどおり人がなさいます。
道具でできること
書く、まとめる、探す。告知文、月の報告、点検記録、行政への返事、手順書、提案書。文章の形になるものは、ひと通り引き受けます。
最後の判断は現場に残ります。任せても、責任の所在は変わりません。
公募
続けてきた運営を、次の提案の根拠に。
公募は、毎回ゼロから競わせる建前で回っています。そこに、続けてきたことの値打ちを持ち込みます。
いま
公募のたびに、何年分もの実績を集め直します。担当が替わっていれば、経緯が分からないところから始まります。できあがる提案書は、他社と同じ土俵になります。
これから
蓄積した運営の記録を、提案の根拠として整理します。利用状況や改善の経緯を、募集要項に合わせて伝えられるようにします。
自治体にも、こう申し上げられるようになります。
「うちが続けて受託することが、この施設のためになります。まちを知っている人間が続けるからです。その証拠に、これまでの運営をこの形で全部お見せできます」
作っている人
作っているのは、指定管理の現場にいた人間です。
代表の伊佐治は以前、指定管理を受託する側にいました。公共施設の運営、新規案件の獲得、講座やイベントの運営、行政との協議と報告を、実務で回していました。発注する側と受ける側、どちらの動き方も現場で見ています。
指定管理の仕事にAIをどう当てるかは、自分が当時困っていたところから考えました。
募集要項や提出条件を確認し、運営の実績と根拠が伝わる資料に整えます。採択や受託を保証するものではありません。
進め方と料金
10案件から、3か月で試せます。
最初から全施設に入れる必要はありません。まず一部の案件で試し、手応えがあれば広げてください。
10万円／案件／月
| お試し | 10案件 × 3か月 ＝ 300万円 |
|---|---|
| 3か月でやること | 御社の施設の書類・ホームページ・月の報告を、この仕組みで回せるようにします |
| 見るところ | 事務の時間が、どれだけ減るか |
| その後 | 手応えがあれば、ほかの施設へ。施設ごとの業務や運営条件を確かめて広げます |
お困りの中身によって、含めるものが変わります。現時点の目安としてご覧ください。
無料相談で伺うこと
4つだけ教えてください。
伺えれば、御社に合う形にしてお持ちします。
1
上の表のうち、いちばんお時間を取られているのはどれでしょうか
2
施設のホームページの更新は、いまどなたがなさっていますか
3
月次のご報告は、施設ごとにどのような形でまとめておられますか
4
新規の公募のご提案は、どちらで作っておられますか